El reto
Este reto responde a las necesidades que se describen a continuación:
- ¿Cómo podríamos recoger la información con una visión integral?
- ¿Cómo podríamos estructurar la información que viene de diferentes canales?
- ¿Cómo podríamos velar por una trazabilidad ordenada en el tiempo de las comunicaciones y de datos/cambios realizados por diferentes usuarias y departamentos (con diferentes permisos/roles)?
- ¿Cómo podríamos facilitar la búsqueda del contenido de las comunicaciones e información previamente recogida y estructurada?
CONTEXTO
El Servicio de Patrimonio al que está adscrita la Sección de Régimen Jurídico y Seguros de la Diputación Foral de Bizkaia (DFB en adelante), entre sus funciones, gestiona los diferentes seguros de DFB (responsabilidad civil, daños, etc.) para los distintos activos que gozan de cobertura (edificios, vehículos, empleadas, etc.). En concreto, desempeña una función de intermediario entre los departamentos y la mediadora de seguros, entre otras.
Por lo que, en su día a día, el departamento interactúa con otros departamentos donde se han producido incidentes potencialmente sujetos a cobertura de un seguro (póliza) contratada por la DFB. Estos departamentos lanzan consultas e intercambian información a través de diferentes canales (teléfono, buzón de seguros, mails de las empleadas, etc.) y de manera continuada en el tiempo hasta que se cierre el siniestro.
Para esta labor, el departamento cuenta con un gestor documental donde introduce manualmente la documentación que trasladan los departamentos. Sin embargo, no existe una herramienta donde puedan recoger las conversaciones, el momento en que se producen, la respuesta proporcionada, etc. De modo que no hay una trazabilidad de las interacciones con los departamentos.
En consecuencia, se considera que el programa GovTech puede ser una vía para, empleando la tecnología, mejorar la información que disponen de las interacciones con departamentos. Lo cual permitiría mejorar la eficiencia del equipo, reducir cargas de trabajo y asegurar la trazabilidad de la información, así como favorecer una mejor comunicación con los departamentos.